Visma L7 on ollut pitkään käytössä suomalaisissa yrityksissä. Se on pyörittänyt tuotantoa, hankintaa, varastoa, projekteja ja taloushallintoa monessa teollisuus-, tukku- ja projektiyrityksessä.
Visma L7:n elinkaari päättyy 31.12.2028. Aktiivinen tuotekehitys on jo päättynyt, ja tuotetuki sekä ylläpito jatkuvat elinkaaren päättymiseen asti. Nykyiset käyttäjät joutuvat siis jossain vaiheessa tekemään päätöksen seuraavasta järjestelmästä.
Markkinoilla on vaihtoehtoja. ERP-toimittajat tarjoavat omia ratkaisujaan L7:n tilalle, ja tarjouksia on yleensä helppo saada.
Vaikeampi kysymys on toinen: kuka asiakkaan organisaatiossa ehtii valmistella valinnan ja käyttöönoton oman työnsä ohessa?
ERP-tarjousten määrä ei ratkaise asiakkaan ongelmaa. Jonkun pitää asiakkaan puolella tietää, mitä ollaan ostamassa, ja johtaa projekti myös järjestelmävalinnan jälkeen.
Katso myös, miten ERP Managers auttaa Visma L7 -vaihdon suunnittelussa, kilpailutuksessa ja käyttöönotossa.
Viisi ERP-tarjousta ei tarkoita viittä vertailukelpoista vaihtoehtoa
Kun yritys pyytää tarjouksia usealta toimittajalta, se saa yleensä useita tarjouksia. Se ei vielä tarkoita, että tarjoukset olisivat keskenään vertailukelpoisia.
Tarjoukset voivat perustua eri oletuksiin. Yksi toimittaja on laskenut mukaan datan siirron, integraatiot ja koulutuksen, toinen on jättänyt ne avoimeksi lisätyöksi. Käyttäjämäärät, lisenssimalli, käyttöönoton laajuus ja jatkuvat palvelut voidaan hinnoitella eri tavoin.
Loppusummien vertailu antaa tällöin väärän kuvan. Halvin tarjous ei ole halvin, jos iso osa työstä on rajattu sen ulkopuolelle.
Jotta tarjouksia voidaan verrata, niiden pitää vastata samoihin vaatimuksiin ja samoihin käyttötapauksiin. Se edellyttää, että yritys on ensin määritellyt, mitä uuden järjestelmän pitää pystyä tekemään. Vertailukelpoisuuden edellytykset on kuvattu tarkemmin sivulla ERP-järjestelmän valinta ja kilpailutus.
ERP-toimittaja tuntee oman järjestelmänsä – asiakkaan pitää tuntea oma liiketoimintansa
Toimittajan tehtävä on toimittaa järjestelmä ja osoittaa, miten se sopii asiakkaalle. Se kuuluu asiaan, eikä siinä ole mitään väärää.
Asiakkaan tehtävä on eri. Yrityksen pitää määritellä, mitä järjestelmällä pitää pystyä tekemään: miten myynti, tuotanto, hankinta, varasto, projektit ja talous toimivat jatkossa yhdessä, mitä tietoa tarvitaan ja miten sitä käytetään.
Tätä työtä ei voi ulkoistaa toimittajalle. Toimittaja voi kertoa, mihin sen järjestelmä taipuu, mutta se ei voi päättää, miten yrityksen pitäisi toimia.
Kun asiakkaalla on oma näkemys valmiina, keskustelu toimittajien kanssa muuttuu konkreettisemmaksi ja tarjouksista tulee vertailukelpoisempia.
Valmistavan yrityksen ERP:tä ei voi kilpailuttaa pelkällä ominaisuuslistalla
Valmistavassa yrityksessä yksittäinen toiminto liittyy lähes aina moneen muuhun. Myynnissä tehty ratkaisu vaikuttaa nimikkeeseen ja rakenteeseen, rakenne materiaalitarpeeseen, materiaalitarve hankintaan ja tuotannon suunnitteluun, työvaiheet kustannuksiin ja jäljitettävyyteen. Lopulta kaikki tämä näkyy toimituksessa, laskutuksessa ja kannattavuusraportoinnissa.
Ominaisuuslista ei kerro, toimiiko tämä ketju yhtenäisesti. Kaksi järjestelmää voi täyttää saman rivin vaatimuslistalla ja silti toimia arjessa hyvin eri tavoin.
Siksi vaatimusten rinnalle kannattaa kuvata tärkeimmät prosessiketjut: mistä prosessi alkaa, mitkä ovat keskeiset vaiheet ja päätöspisteet, mitä tietoa syntyy ja mihin se siirtyy. Prosessikuva auttaa toimittajaa ymmärtämään yrityksen toimintaa ja pakottaa yrityksen itsensä sopimaan, millaista toimintamallia uuden järjestelmän halutaan tukevan.
Valmistavan teollisuuden ERP-vaihtoa on käsitelty tarkemmin omassa artikkelissaan: ERP valmistavassa teollisuudessa.
Hyvä demo alkaa ennen kuin toimittaja avaa järjestelmän
Yleinen ERP-demo näyttää järjestelmän vahvimmat puolet ja toimittajan parhaiten harjoitteleman esityksen. Se ei kerro, miten ratkaisu tukee juuri kyseisen yrityksen arkea.
Vertailukelpoinen demo valmistellaan etukäteen. Kaikille jatkoon valituille toimittajille annetaan samat käyttötapaukset ja sama lähtöaineisto: esimerkiksi asiakastilaus tuotteesta, joka valmistetaan osittain itse ja osittain alihankinnassa, ja pyyntö näyttää, miten tilaus etenee hankintaan, tuotantoon, toimitukseen, laskutukseen ja kannattavuuden raportointiin.
Kun jokainen toimittaja näyttää saman prosessin samoilla tiedoilla, demoista näkee, mikä onnistuu vakiona, mikä vaatii konfigurointia ja mikä edellyttää räätälöintiä. Vertailu ei jää sen varaan, kuka piti vakuuttavimman yleisesittelyn.
ERP-valinta on päätös – käyttöönotto on projekti
Järjestelmän ja toimittajan valinta on yksi päätös. Käyttöönotto on projekti, joka kestää kuukausia ja koskettaa suurta osaa organisaatiosta.
Toimittaja vastaa oman järjestelmänsä toimituksesta. Asiakkaan vastuulle jää iso joukko työtä: prosessien toimintamallit, vastuut, perustiedot, nimikkeet, rakenteet, hinnastot, avoimet tapahtumat, historiatiedon siirto, käyttöoikeudet, integraatiot, testaus, avainkäyttäjien osallistuminen, koulutus, käyttöönottopäätökset ja tuotantokäytön jälkeiset korjaukset.
Tämä työ tehdään normaalin liiketoiminnan rinnalla. Samat avainhenkilöt, jotka pyörittävät myyntiä, tuotantoa ja taloutta, tekevät ERP-projektia oman työnsä päälle. Juuri siksi päätökset ja tehtävät alkavat helposti kasautua.
Jos asiakkaan puolen kokonaisuutta ei johdeta, toimittajan projekti voi edetä teknisesti aikataulussa samalla kun yrityksen omat prosessit, data ja käyttäjät jäävät jälkeen. Käytännön tuki tähän on ERP-käyttöönoton tuki ja tarvittaessa ERP-projektipäällikkö.
Asiakkaan puolelle tarvitaan vastuunkantaja
ERP Managers käyttää tästä roolista termiä vastuunkantaja.
Vastuunkantaja on asiakkaan puolella toimiva henkilö, joka pitää kokonaisuuden koossa. Käytännössä se tarkoittaa esimerkiksi:
- tavoitteiden ja rajauksen pitämistä kirkkaana koko projektin ajan
- vaatimusten kokoamista liiketoiminnan tarpeista
- tarjouspyynnön valmistelua ja demojen ohjaamista yrityksen omiin prosesseihin
- tarjousten yhdenmukaistamista ja vertailua
- päätösten valmistelua johdolle
- asiakkaan omien tehtävien, datan, testauksen ja koulutusten johtamista
- yhteydenpitoa toimittajaan niin, että molemmat osapuolet tietävät, mitä on sovittu ja mitä seuraavaksi tapahtuu
Vastuunkantaja ei tee liiketoiminnallisia päätöksiä asiakkaan puolesta. Omistajuus ja lopullinen valinta kuuluvat yritykselle. Rooli on huolehtia siitä, että päätökset tehdään ajoissa ja oikean tiedon perusteella.
L7-vaihdossa kannattaa nyt ostaa aikaa, ei kiirettä
31.12.2028 tuntuu vielä kaukaiselta, mutta ERP-vaihto on kokonaisuutena pitkä. Nykytilan selvittäminen, vaatimusten määrittely, kilpailutus, demot, päätöksenteko ja käyttöönotto vievät yhdessä aikaa, ja työ tehdään muun toiminnan ohessa.
Mitä aikaisemmin nykytila ja vaihtoehdot selvitetään, sitä enemmän yrityksellä on liikkumavaraa. Silloin ratkaisu voidaan tehdä omilla ehdoilla eikä takarajan pakottamana. Selvitystyö kannattaa aloittaa nykytilasta; se on ERP-nykytilakartoituksen tehtävä.
Aikaisin aloitettu selvitystyö ei sido mihinkään. Sen tulos voi olla sekin, että vaihdolle varataan tietty ikkuna myöhemmin.
Yhteenveto
L7:n korvaajasta ei ole pulaa. Ratkaiseva kysymys on, kuka asiakkaan puolella johtaa valinnan ja käyttöönoton.
Hallittu eteneminen noudattaa samaa logiikkaa yrityksen koosta ja toimialasta riippumatta:
- nykytila
- tavoitteet
- vaatimukset
- vaihtoehdot
- demot
- tarjousvertailu
- valinta
- käyttöönotto
Kun vaiheet tehdään järjestyksessä, päätös perustuu yrityksen omiin prosesseihin ja kokonaiskustannukseen eikä siihen, mikä järjestelmä näytti yleisesittelyssä parhaalta.