Miten ERP-projekti johdetaan asiakkaan puolella?
Järjestelmätoimittaja johtaa omaa toteutustaan, mutta yrityksen on johdettava omaa muutostaan. Asiakkaan ERP-projektipäällikkö pitää liiketoiminnan tavoitteet, ihmiset, päätökset ja toimittajan tekemisen samassa kokonaisuudessa.
1. Tavoite ja rajaus
Projektin alussa sovitaan, mitä muutetaan, mitä projektissa ei tehdä ja millä perusteilla onnistumista arvioidaan. Näin toteutus ei laajene hallitsemattomasti ja tekniset ratkaisut pysyvät yhteydessä liiketoiminnan tavoitteisiin.
2. Vastuut ja päätöksenteko
Työpaketeille, tiedoille, testaukselle ja päätöksille nimetään vastuuhenkilöt. Projektipäällikkö huolehtii, että avoimet asiat viedään oikeille päättäjille ajoissa eivätkä ne jää odottamaan projektipalavereiden väliin.
3. Aikataulu ja etenemisen seuranta
Kokonaisaikataulu yhdistää toimittajan tehtävät ja yrityksen omat valmistelut. Projektipäällikkö seuraa riippuvuuksia, sovittuja tehtäviä, kustannuksia ja päätöksiä sekä tuo poikkeamat näkyviin ennen kuin ne alkavat vaarantaa käyttöönottoa.
4. Riskit, testaus ja käyttöönottovalmius
Riskejä arvioidaan koko projektin ajan. Erityistä huomiota vaativat esimerkiksi perustiedot, datamigraatio, integraatiot, käyttäjien osallistuminen, testauksen kattavuus ja arjen toimintatapojen valmistuminen. Käyttöönottoon ei edetä vain kalenterin perusteella, vaan yrityksen todellinen valmius pitää pystyä osoittamaan.
5. Järjestelmätoimittajan ohjaus
Projektipäällikkö kokoaa yrityksen tarpeet, päätökset ja avoimet kysymykset selkeäksi kokonaisuudeksi toimittajalle. Tarkoitus ei ole asettua toimittajaa vastaan, vaan varmistaa, että yhteistyö toimii ja molemmat osapuolet tietävät, mitä on sovittu, kuka vastaa mistäkin ja mitä seuraavaksi tapahtuu.
Projektipäällikön rooli voi alkaa jo ERP-järjestelmän valinnassa ja jatkua varsinaiseen käyttöönottoon. Työn laajuus sovitaan yrityksen tilanteen, oman osaamisen ja käytettävissä olevien resurssien perusteella.