Ei järjestelmädemoista ensin
Aloitamme aina nykytilasta ja liiketoiminnan tavoitteista, emme järjestelmien ominaisuuslistoista.
Palvelut
ERP-järjestelmän valinta ja kilpailutus
ERP:n eli toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen on yritykselle iso päätös. Siksi uuden järjestelmän etsimistä ei kannata aloittaa järjestelmädemoista tai tarjouspyynnöistä.
Ensin pitää tietää, mitä nykyisessä toimintatavassa pitää muuttaa, mitä uuden järjestelmän pitää mahdollistaa ja tarvitseeko nykyistä ERP:iä lopulta edes vaihtaa.
ERP Managers auttaa yritystä koko valintaprosessin ajan nykytilan selvittämisestä järjestelmävertailuun, toimittajademoihin ja käyttöönottoprojektin valmisteluun.
Riippumaton näkökulma
Vertailemme järjestelmiä ja toimittajia yrityksen omien tarpeiden perusteella, emme yhden toimittajan esityksen perusteella.
Emme myy ERP-järjestelmiä
Valinta tehdään yrityksen tarpeiden perusteella, ei meidän myyntitavoitteidemme perusteella.
Näin eteneminen tavallisesti kulkee
01
Nykytila ja tavoitetila: miten yrityksen pitäisi toimia jatkossa.
02
Vaatimusmäärittely: mitä uuden järjestelmän pitää pystyä tekemään.
03
Järjestelmien ja toimittajien kartoitus riittävän pieneksi joukoksi.
04
Toimittajademot yrityksen omilla prosesseilla ja tarjousten vertailu.
05
Valinta ja tarvittaessa tuki käyttöönottoprojektissa.
Lähtökohta
Milloin ERP-järjestelmän vaihtoa kannattaa selvittää?
ERP-vaihtoa aletaan usein pohtia silloin, kun nykyinen järjestelmä tuntuu rajoittavan toimintaa.
Raportointi ei anna johdolle tarvittavaa tietoa. Prosesseissa on paljon Exceliä ja käsityötä. Järjestelmän ympärille on rakennettu erilaisia kiertoteitä. Käyttäjät kokevat järjestelmän hankalaksi, tai yrityksen toiminta on muuttunut niin paljon, ettei nykyinen ratkaisu enää tunnu sopivan.
Näissä tilanteissa järjestelmän vaihto voi olla oikea ratkaisu.
Mutta ei aina.
Joskus ongelma on siinä, miten nykyistä järjestelmää käytetään. Joskus prosessit ovat vuosien aikana kehittyneet eri suuntiin eikä yhteistä toimintatapaa enää ole. Joskus nykyinen ERP pystyisi paljon enempään kuin mitä siitä tällä hetkellä hyödynnetään.
Ensimmäinen kysymys ei ole: “Mikä ERP meidän pitäisi ostaa?”
Vaan: “Miten yrityksen pitäisi toimia ja pystyykö nykyinen ERP tukemaan sitä?”
1. Nykytila
ERP-valinta alkaa nykytilasta
Ennen järjestelmävertailua muodostamme kokonaiskuvan yrityksen nykyisestä toiminnasta.
Käymme läpi esimerkiksi:
- yrityksen keskeiset prosessit
- nykyisen ERP:n käyttötavan
- raportoinnin ja johtamisen tarpeet
- käyttäjien kokemukset ja käytännön ongelmat
- integraatiot ja muut järjestelmät
- manuaaliset työvaiheet ja Excel-ratkaisut
- tiedon kulun eri toimintojen välillä
- yrityksen tulevat muutokset ja kasvutavoitteet
Tarkoitus ei ole tehdä mahdollisimman pitkää vaatimuslistaa.
Tarkoitus on ymmärtää, mitä liiketoiminnan pitää pystyä tekemään paremmin. Tarkempi tapa tehdä tämä työ on ERP-nykytilakartoitus, jossa nykytila käydään läpi järjestelmällisesti.
2. Toimintamalli
Ensin toimintamalli, sitten järjestelmä
ERP-projektissa on helppo lähteä vertailemaan järjestelmien ominaisuuksia liian aikaisin.
Me etenemme toisin.
Ensin määritellään, miten yrityksen keskeisten prosessien pitäisi jatkossa toimia. Sen jälkeen selvitetään, pystyykö nykyinen järjestelmä tukemaan tavoiteltua toimintamallia järkevällä tavalla.
Jos pystyy, järjestelmän vaihtaminen ei välttämättä ole perusteltua.
Jos ei pysty, uuden ERP:n valinnalle on selkeä liiketoiminnallinen peruste.
Näin yritys ei vaihda järjestelmää vain päästäkseen eroon vanhasta, vaan hankkii ratkaisun, joka tukee tulevaa toimintaa.
3. Vaatimusmäärittely
Mitä uuden ERP:n pitää pystyä tekemään?
Kun tavoitetila on selvillä, muodostamme uuden järjestelmän vaatimusmäärittelyn. Vaatimukset perustuvat yrityksen todellisiin prosesseihin ja tilanteisiin.
Esimerkkilista:
- tarjous–tilaus–toimitusprosessi
- hankinta ja varastonohjaus
- tuotannon suunnittelu
- projektien seuranta
- kustannuslaskenta
- työajanseuranta
- laskutus
- taloushallinnon integraatiot
- raportointi ja ennustaminen
- konsernirakenteet
- verkkokauppa ja muut integraatiot
- mobiilikäyttö
- toimittaja- ja asiakasportaalit
Kaikki vaatimukset eivät ole yhtä tärkeitä. Erotamme toisistaan:
- liiketoiminnalle välttämättömät asiat
- tärkeät kehityskohteet
- asiat, jotka voidaan toteuttaa myöhemmin
4. Järjestelmät ja toimittajat
Sopivien ERP-järjestelmien ja toimittajien kartoitus
Kun vaatimukset tunnetaan, selvitetään, mitkä ERP-ratkaisut sopivat yrityksen tarpeisiin. Kaikkia markkinoiden järjestelmiä ei ole tarkoituksenmukaista kilpailuttaa. Tavoitteena on muodostaa riittävän pieni joukko vaihtoehtoja, joiden välillä voidaan tehdä kunnollinen vertailu.
Arvioimme sekä järjestelmää että toimittajaa. Hyvä ERP-järjestelmä huonosti toteutettuna on huono investointi.
Vertailussa voidaan huomioida esimerkiksi:
- soveltuvuus yrityksen prosesseihin
- tarvittavien räätälöintien määrä
- integraatiomahdollisuudet
- raportointi
- järjestelmän kehityssuunta
- käyttöönottoprojektin toteutustapa
- toimittajan osaaminen
- referenssit
- jatkuvat palvelut
- lisenssi- ja käyttöönottokustannukset
- usean vuoden kokonaiskustannus
5. Demot
Demot yrityksen omilla prosesseilla
ERP-demo kertoo paljon vain silloin, kun siinä näytetään yritykselle olennaisia asioita. Toimittajille annetaan etukäteen samat prosessit ja tilanteet, jotka heidän pitää demon aikana näyttää.
“Asiakkaalta tulee tilaus tuotteesta, joka valmistetaan osittain itse ja osittain alihankinnassa. Näytä, miten tilaus etenee hankintaan, tuotantoon, toimitukseen, laskutukseen ja kannattavuuden raportointiin.”
Kun kaikki näyttävät saman prosessin, järjestelmiä voidaan oikeasti verrata. Samalla nähdään:
- mikä onnistuu vakiona
- mikä vaatii konfigurointia
- mikä edellyttää räätälöintiä
6. Kilpailutus
Kilpailutus ja tarjousten vertailu
ERP-tarjoukset eivät aina ole suoraan vertailukelpoisia. Yksi toimittaja voi esimerkiksi sisällyttää migraation, integraatiot ja koulutuksen tarjoukseensa, toisella nämä voivat tulla erikseen.
ERP Managers auttaa
- muodostamaan tarjouspyynnön
- vertailemaan tarjoukset
- tunnistamaan avoimet kohdat
- selvittämään kustannusten erot
- arvioimaan kokonaisuutta ennen päätöstä
Asiakas tietää mahdollisimman hyvin
- mitä hän on ostamassa
- mitä projekti maksaa
- mitä tarjoukseen sisältyy
- mitkä asiat jäävät vielä ratkaistaviksi
ERP-toimittajan myyjä edustaa omaa järjestelmäänsä. Me edustamme asiakasta.
ERP-toimittajan tehtävä on osoittaa, miksi heidän järjestelmänsä sopii asiakkaalle. Se kuuluu asiaan.
Yrityksen kannattaa kuitenkin pitää omalla puolellaan riippumaton ERP-konsultti, jonka tehtävä on arvioida vaihtoehtoja asiakkaan liiketoiminnan näkökulmasta.
ERP Managers ei myy ohjelmistoja. Järjestelmätoimittajat ovat projektissa kumppaneita, mutta heidän roolinsa on eri kuin riippumattoman asiakkaan edustajan.
7. Käyttöönotto
Järjestelmävalinnasta käyttöönottoon
ERP:n valinta on vasta projektin ensimmäinen osa. Kun järjestelmä ja toimittaja on valittu, ERP Managers voi jatkaa asiakkaan tukena käyttöönottoprojektissa.
Voimme toimia esimerkiksi:
- asiakkaan ERP-projektipäällikkönä
- johdon tukena
- asiakkaan ja järjestelmätoimittajan välissä käytännön vastuunkantajana
Tavoitteena on huolehtia siitä, että valintavaiheessa määritellyt liiketoiminnan tavoitteet eivät katoa teknisen käyttöönottoprojektin aikana. Tarkempi kuvaus roolista löytyy projektipäällikköpalvelusta.
Sopiiko tämä teille?
Kenelle palvelu sopii?
Palvelu sopii erityisesti yritykselle, jossa:
- ERP:n vaihtamista suunnitellaan ensimmäistä kertaa pitkään aikaan
- johdolla ei ole aikaa tai kokemusta vetää järjestelmävalintaa itse
- yrityksessä ei ole omaa kokenutta ERP-projektipäällikköä
- nykyisen järjestelmän todellisista rajoitteista ei ole varmuutta
- järjestelmätoimittajien vaihtoehtojen vertailu tuntuu vaikealta
- halutaan välttää turhat räätälöinnit ja yllätykset käyttöönottovaiheessa
- päätöksenteon tueksi halutaan riippumaton liiketoimintanäkemys
Usein kysyttyä
ERP-järjestelmän valinta ja kilpailutus käytännössä.
Tarkoittaako tämä aina sitä, että ERP kannattaa vaihtaa?
Ei. Ensimmäinen kysymys ei ole, mikä ERP pitäisi ostaa, vaan miten yrityksen pitäisi toimia ja pystyykö nykyinen ERP tukemaan sitä. Jos pystyy, järjestelmän vaihtaminen ei välttämättä ole perusteltua.
Suositteletteko jotain tiettyä ERP-järjestelmää?
Emme myy ERP-järjestelmiä emmekä nosta yhtä tuotetta esiin etukäteen. Kartoitamme vaihtoehdot yrityksen omien vaatimusten perusteella ja muodostamme niistä riittävän pienen, vertailukelpoisen joukon.
Osallistutteko myös toimittajademoihin ja tarjousten vertailuun?
Kyllä. Suunnittelemme demot yrityksen omilla prosesseilla, jotta toimittajat ovat aidosti vertailukelpoisia, ja autamme yhdenmukaistamaan tarjoukset ennen päätöstä.
Jatkatteko mukana vielä valinnan jälkeen?
Tarvittaessa kyllä. Voimme jatkaa asiakkaan tukena käyttöönottoprojektissa esimerkiksi projektipäällikkönä tai johdon tukena, jotta valintavaiheen tavoitteet eivät katoa teknisen käyttöönoton aikana.
Harkitsetteko ERP:n vaihtamista?
ERP:n vaihtoa ei tarvitse päättää ennen kuin selvitystyö aloitetaan.
Voimme ensin käydä läpi nykytilanteen ja arvioida, kannattaako nykyistä ERP:iä kehittää vai onko uuden järjestelmän etsimiselle perusteltu tarve.
Jos järjestelmän vaihto on oikea ratkaisu, autamme rakentamaan valintaprosessin, jossa päätökset perustuvat yrityksen liiketoimintaan eivätkä pelkästään järjestelmädemoihin. Olemme kuvanneet tämän myös tarkemmalla esimerkillä valmistavan teollisuuden ERP-vaihdosta kertovassa artikkelissa.
Selvitetään ensin, kannattaako ERP vaihtaa.
Käydään yhdessä läpi nykytilanne ja se, mistä valintaprosessi kannattaa aloittaa.