ERP-järjestelmä on harvoin vain ohjelmisto. Se näkyy myynnissä, ostossa, varastossa, tuotannossa, projekteissa, taloudessa ja raportoinnissa. Käytännössä siis lähes kaikkialla yrityksen arjessa.
Ongelmat alkavat yleensä silloin, kun järjestelmä ja yrityksen tapa toimia eivät enää kohtaa.
Järjestelmässä voi olla paljon käyttämättömiä mahdollisuuksia. Eri ihmiset voivat tehdä samoja asioita eri tavoilla. Tietoa ylläpidetään ERP:n lisäksi Excelissä. Raportointiin ei oikein luoteta. Tai kehitysasioita on kyllä tunnistettu, mutta kukaan ei ehdi viemään niitä loppuun.
Tällaisessa tilanteessa ulkopuolinen ERP-konsultti voi olla hyödyllinen.
Meidän näkökulmastamme työ ei kuitenkaan ala järjestelmästä. Se alkaa siitä, että ymmärretään, miten yritys toimii ja mitä oikeastaan pitäisi saada paremmaksi.
Mitä ERP-konsultin pitäisi tehdä?
ERP-konsultin työ voi tarkoittaa hyvin eri asioita.
Jos nykyinen järjestelmä on jo käytössä, kyse voi olla esimerkiksi siitä, että käydään prosesseja läpi, yhtenäistetään toimintatapoja, parannetaan raportointia tai selvitetään, miksi jokin asia ei nykyisellä tavalla toimi.
Jos taas yritys on hankkimassa uutta ERP-järjestelmää, työ voi painottua nykytilan kartoittamiseen, tarpeiden määrittelyyn, toimittajien vertailuun, demoihin, kilpailutukseen ja käyttöönoton tukemiseen.
Yhteistä näille kaikille tilanteille on yksi asia:
ennen kuin järjestelmää lähdetään muuttamaan, pitäisi tietää mitä liiketoiminnassa halutaan saada aikaan.
Järjestelmätoimittajan konsultti ja yrityksen oma ERP-konsultti eivät ole sama asia
Järjestelmätoimittajan konsultti tuntee oman tuotteensa. Se on tärkeää ja usein myös välttämätöntä.
Mutta järjestelmätoimittajan tehtävä ei yleensä ole ratkaista koko yrityksen toimintamallia.
Yrityksen sisällä pitäisi ensin pystyä vastaamaan esimerkiksi tällaisiin kysymyksiin:
- miten tämän prosessin pitäisi meillä oikeasti toimia
- mitä tietoa järjestelmään pitää syntyä
- kuka tiedosta vastaa
- mitä johdon pitää pystyä näkemään raportoinnista
- mikä nykyisessä toimintatavassa aiheuttaa ongelman
- pystyykö nykyinen ERP tukemaan haluttua toimintamallia
- tarvitaanko oikeasti uusi järjestelmä vai saadaanko nykyisestä enemmän irti
Vasta tämän jälkeen on paljon helpompi keskustella järjestelmätoimittajan kanssa siitä, mitä ERP:iin kannattaa tehdä.
Tässä kohtaa ulkopuolinen ERP-konsultti voi toimia yrityksen omana tukena ja keskustelukumppanina.
Milloin ulkopuolisesta ERP-konsultista on hyötyä?
Tyypillinen tilanne ei ole se, että kaikki olisi täysin pielessä.
Useammin yrityksessä on paljon asioita, jotka toimivat ihan kohtuullisesti, mutta kokonaisuus ei enää pysy hallinnassa.
ERP-konsultista voi olla hyötyä esimerkiksi silloin, kun:
- järjestelmän käyttö on vuosien aikana rakentunut vähän pala kerrallaan
- eri käyttäjillä on erilaisia toimintatapoja
- samoja tietoja ylläpidetään useassa paikassa
- raportointi vaatii paljon käsityötä
- järjestelmän kehitysasiat eivät etene
- yrityksessä ei ole ketään, joka ottaisi ERP:n kokonaisuudesta vastuuta
- johto ei saa järjestelmästä riittävää tietoa päätöksenteon tueksi
- yritys pohtii, pitäisikö nykyistä järjestelmää kehittää vai vaihtaa kokonaan
Monesti varsinainen ongelma ei löydy yhdestä toiminnosta tai asetuksesta.
Se löytyy siitä, miten prosessit, ihmiset ja järjestelmä toimivat yhdessä.
Ensin kannattaa selvittää, mitä nykyisellä ERP:llä voidaan tehdä
ERP-järjestelmän vaihtaminen on iso hanke.
Siksi emme lähtisi ensimmäisenä pohtimaan, mikä järjestelmä nykyisen tilalle pitäisi ostaa.
Ensin kannattaa selvittää, miksi nykyinen ratkaisu ei toimi riittävän hyvin. Tähän auttaa usein ERP-nykytilakartoitus, jossa nykytila käydään läpi järjestelmällisesti eikä vain tuntuman perusteella.
Onko ongelma järjestelmän ominaisuuksissa?
Onko järjestelmää otettu käyttöön vain osittain?
Onko yrityksen toimintatapa muuttunut, mutta ERP:n käyttö jäänyt ennalleen?
Vai onko kyse siitä, että sama prosessi tehdään eri puolilla organisaatiota eri tavalla?
Kun nämä asiat on selvitetty, voidaan etsiä toimiva tapa tehdä työ.
Sen jälkeen katsotaan, pystyykö nykyinen ERP tukemaan sitä.
Jos pystyy, järjestelmän vaihtamisessa ei välttämättä ole mitään järkeä ja kannattaa keskittyä nykyisen ERP:n kehittämiseen.
Jos ei pysty, uuden järjestelmän tarve voidaan perustella paljon paremmin.
ERP-konsultti uuden järjestelmän valinnassa
Uutta ERP-järjestelmää hankittaessa on helppo lähteä liian aikaisin katsomaan järjestelmädemoja.
Silloin vertailu alkaa helposti siitä, mitä eri järjestelmissä sattuu olemaan tarjolla.
Meidän mielestämme järjestyksen pitäisi olla toinen.
Ensin pitää ymmärtää yrityksen nykyinen toiminta, ongelmat ja tavoitetila. Sen jälkeen voidaan määritellä, mitä uudelta järjestelmältä oikeasti vaaditaan.
Kun tämä työ on tehty kunnolla, toimittajien ratkaisuja pystyy vertailemaan samoilla perusteilla.
ERP-konsultin tehtävä voi tällaisessa hankkeessa olla esimerkiksi nykytilan kartoittaminen, vaatimusten kokoaminen, tarjouspyynnön valmistelu, demojen suunnittelu, tarjousten vertailu ja käyttöönoton tukeminen. Isommissa hankkeissa mukana voi olla myös ERP-projektipäällikkö, joka pitää aikataulun, päätökset ja vastuut koossa.
Tavoitteena ei ole tehdä järjestelmävalinnasta mahdollisimman raskasta.
Tavoitteena on tehdä päätöksestä mahdollisimman hyvä.
ERP-konsultti voi olla myös johdon keskustelukumppani
ERP:n kehittäminen ei ole vain järjestelmäprojekti.
Se vaikuttaa siihen, miten yritystä johdetaan, miten tietoa syntyy ja miten siihen voidaan luottaa.
Erityisesti muutostilanteissa tämä voi olla johdolle hankala kokonaisuus.
Uusi toimitusjohtaja tai liiketoimintajohtaja ei välttämättä tunne vielä yrityksen kaikkia käytäntöjä. Samalla pitäisi pystyä arvioimaan, onko järjestelmässä ongelma, toimintatavassa ongelma vai molemmissa.
Silloin on hyödyllistä, että vierellä on henkilö, joka tuntee yrityksen prosessit, järjestelmän käytön ja käyttäjien arjen riittävän hyvin.
Me voimme toimia tässä roolissa. Joissain tilanteissa se tarkoittaa myös pidempiaikaista ERP-kokonaisuuden johtamista, kun kokonaisuudelle tarvitaan selkeä omistaja.
Kun olemme käyneet nykytilan läpi, pystymme keskustelemaan johdon kanssa siitä, mitä kannattaa muuttaa, missä järjestyksessä ja mitä vaikutuksia muutoksilla on.
Me katsomme ERP:tä liiketoiminnan näkökulmasta
ERP Managers ei ole tekninen ERP-toimittaja.
Taustamme on liiketoiminnassa, johtamisessa ja ERP-ratkaisuissa. Olemme nähneet ERP-järjestelmiä sekä asiakkaan että järjestelmätoimittajan näkökulmasta ja olleet mukana sadoissa kehitys- ja ERP-hankkeissa.
Siksi emme lähde liikkeelle siitä, mitä järjestelmään voidaan rakentaa.
Lähdemme siitä, mitä yrityksen pitäisi saada aikaan.
Joskus ratkaisu löytyy nykyisestä järjestelmästä pienillä muutoksilla. Joskus tarvitaan toimintatapojen uudelleen miettimistä. Joskus taas nykyisen ERP:n rajat tulevat oikeasti vastaan.
Oleellista on tunnistaa, mistä on kyse.
Tarvitsetteko ERP-konsulttia?
Jos ERP:n käyttö ei kehity, raportointi ei palvele johtamista tai järjestelmän vaihtaminen on noussut keskusteluun, tilanne kannattaa käydä ensin rauhassa läpi.
Me autamme muodostamaan kokonaiskuvan ja päättämään, mitä kannattaa tehdä seuraavaksi.