Sopimusehdot

Käytettävät työkalut, alikäsittelijät ja tekoäly

ERP Managers Oy käyttää palveluiden tuottamisessa tavanomaisia yritys-, viestintä-, projektinhallinta-, dokumentointi-, työajanseuranta-, laskutus- ja kirjanpitotyökaluja. Näitä työkaluja käytetään palvelun toteuttamiseen, työn ohjaamiseen, yhteydenpitoon, dokumentointiin, tuntiseurantaan, laskutukseen ja hallinnollisiin tehtäviin.

Työkaluihin tallennetaan lähtökohtaisesti vain palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Projektinhallintatyökaluihin ei tallenneta käyttäjätunnuksia, salasanoja, asiakkaan järjestelmäaineistoja, henkilötietoja sisältäviä massatietoja, asiakasrekistereitä, hinnastoja, tuoterekistereitä tai muuta erityisen luottamuksellista aineistoa, ellei tästä ole erikseen sovittu.

Mikäli palveluntarjoaja käsittelee asiakkaan henkilötietoja ERP Managers Oy:n puolesta, palveluntarjoaja toimii henkilötietojen alikäsittelijänä. ERP Managers Oy käyttää alikäsittelijöitä yleisen ennakkoluvan perusteella ja huolehtii siitä, että alikäsittelijöitä sitovat olennaisilta osin vastaavat tietosuoja- ja salassapitovelvoitteet kuin ERP Managers Oy:tä.

Olennaisista uusista tai vaihtuvista alikäsittelijöistä ilmoitetaan asiakkaalle kohtuullisessa ajassa ennen muutosta. Asiakkaalla on mahdollisuus vastustaa muutosta perustellusta tietosuojaan tai tietoturvaan liittyvästä syystä.

Tekoälytyökalujen käyttö

ERP Managers Oy voi käyttää tekoälytyökaluja, kuten ChatGPT:tä, työn tukena esimerkiksi tekstien luonnosteluun, dokumenttien jäsentelyyn, yleiseen ideointiin, analyysirunkojen muodostamiseen ja sisäisen työn tehostamiseen.

Asiakkaan henkilötietoja, liikesalaisuuksia, käyttäjätunnuksia, salasanoja, asiakasrekistereitä, hinnastoja, tuoterekistereitä, järjestelmäaineistoja, sopimuksia tai muuta erityisen luottamuksellista asiakasaineistoa ei syötetä tekoälytyökaluihin ilman asiakkaan etukäteistä hyväksyntää tai muuta erikseen sovittua menettelyä.

Asiakasaineistoa käsiteltäessä käytetään vain sovittua, käyttötarkoitukseen soveltuvaa ja tietosuojan kannalta hyväksyttävää menettelyä. Tarvittaessa aineisto anonymisoidaan tai yleistetään siten, ettei asiakasta, henkilöitä, hintoja, sopimuksia, järjestelmädataa tai muuta luottamuksellista tietoa voida tunnistaa.

Asiakkaan omat järjestelmät ja toimittajat

ERP Managers Oy voi toimeksiannon yhteydessä käsitellä asiakkaan tietoja asiakkaan omissa ERP-, taloushallinto-, projektinhallinta-, raportointi- tai muissa järjestelmissä asiakkaan antamien käyttöoikeuksien perusteella.

Asiakkaan omat järjestelmätoimittajat, ohjelmistotoimittajat, hosting-palveluntarjoajat, integraatiotoimittajat, tilitoimistot tai muut asiakkaan kanssa sopimussuhteessa olevat kolmannet osapuolet eivät ole ERP Managers Oy:n alikäsittelijöitä, ellei tästä ole erikseen kirjallisesti sovittu.

Asiakas vastaa omien järjestelmiensä käyttöoikeuksien myöntämisestä, rajaamisesta, poistamisesta, lokituksesta, varmuuskopioinnista ja tietoturvasta, ellei näistä ole erikseen kirjallisesti sovittu osana ERP Managers Oy:n palvelua.