ERP-nykytilakartoitus
ERP-järjestelmässä oli enemmän mahdollisuuksia kuin yritys hyödynsi
Yrityksessä oli käytössä nykyaikainen ERP-järjestelmä, mutta sen toimintatavat eivät olleet kehittyneet liiketoiminnan mukana. Osa työvaiheista tehtiin järjestelmän ulkopuolella, tietoa siirrettiin käsin ja kokonaisuuden kehittämiselle kaivattiin selkeää suuntaa. Ennen järjestelmän vaihtamisen tai yksittäisten korjausten suunnittelua toteutimme ERP:n nykytilakartoituksen.
Kävimme henkilöstön kanssa läpi myynnin, hankinnan, varaston ja tuotannon keskeiset prosessit sekä tarkastelimme laskutusta, taloushallinnon tiedonkulkuja ja raportointia. Selvitimme integraatiot ja päällekkäiset työvaiheet, arvioimme vastuut ja osaamisen, ja erotimme toisistaan järjestelmän puutteet, käyttötavoista johtuvat ongelmat ja nykyisillä ominaisuuksilla ratkaistavat asiat.
Yritys sai dokumentoidun kokonaiskuvan ERP:n nykytilasta sekä priorisoidun kehityssuunnitelman, joka voitiin jakaa hallittaviin vaiheisiin. Samalla varmistui, ettei järjestelmää ollut perusteltua vaihtaa ennen nykyisen ratkaisun mahdollisuuksien hyödyntämistä.
Nykytila, data ja kehityssuunnitelma
Lemonsoft Vastuunkantaja
Oma pääkäyttäjä tuntee sekä yrityksen että sen ERP-järjestelmän
ERP-järjestelmän arjessa syntyy jatkuvasti kysymyksiä ja kehitystarpeita – tuotannosta, varastosta, työaikatiedoista, raportoinnista ja integraatioista. Yrityksessä ei ollut omaa ERP-pääkäyttäjää, jolla olisi riittävästi aikaa, osaamista ja kokonaisvastuuta asioiden hoitamiseen, joten asiakas otti käyttöön ERP Managersin pääkäyttäjäpalvelun ja sai nimetyn Lemonsoft-asiantuntijan.
Autoimme käyttäjien tukipyynnöissä, kehitimme tuotannon ja työaikatietojen käsittelyä sekä toteutimme varastopaikkoihin liittyviä muutoksia. Tuimme uusien raporttien käyttöönottoa, selvitimme integraatiokysymyksiä ja kokosimme, priorisoimme ja arvioimme tulevia kehitystarpeita yhdessä asiakkaan kanssa.
Asiakas sai jatkuvan kumppanin, jonka ei tarvitse aloittaa jokaista asiaa yrityksen toiminnan selittämisestä alusta. Nimetty pääkäyttäjä kokoaa kehitystarpeet, selvittää ratkaisuvaihtoehdot ja vie sovitut muutokset käytäntöön, jolloin kehittäminen muodostaa jatkuvan kokonaisuuden yksittäisten tukipyyntöjen sijaan.
Pääkäyttäjyys ja jatkuva kehitys
ERP-käyttöönoton tuki
Vanhan järjestelmän tiedot hallitusti Lemonsoftiin
Yritys oli ottamassa Lemonsoftia käyttöön. Vanhasta järjestelmästä saatiin tiedot ulos, mutta aineisto ei soveltunut sellaisenaan tuotavaksi uuteen järjestelmään – tiedoissa oli puutteita, erilaisia kirjoitustapoja ja päällekkäisiä rivejä, eivätkä vanhan ja uuden järjestelmän tietorakenteet vastanneet toisiaan.
Selvitimme, mitä tietoja uuteen järjestelmään tarvittiin ja miten ne tuli esittää Lemonsoftin tuontiaineistoissa. Käsittelimme asiakas-, yhteyshenkilö-, nimike- ja hinnastotietoja, tunnistimme puuttuvat ja ristiriitaiset tiedot ja sovitimme aineiston Lemonsoftin tuontirakenteeseen. Epäselvät tiedot erottelimme asiakkaan tarkistettaviksi sen sijaan, että olisimme täydentäneet niitä arvaamalla.
Lemonsoftiin muodostettiin hallittu ja tarkistettu tuontiaineisto, ja samalla tunnistettiin vanhan järjestelmän puutteita, jotka olisivat muuten siirtyneet sellaisinaan uuteen järjestelmään. Työ pienensi tiedonsiirron virheriskiä ja loi luotettavamman pohjan käyttöönotolle.
Tiedonsiirto ja käyttöönotto
