Hexamer Oy on silikonituotteisiin erikoistunut perheyritys, joka valmistaa muun muassa letkuja, nauhoja, profiileja ja tiivisteitä sekä palvelee asiakkaita Suomessa ja kansainvälisesti. Yrityksen tavoitteena on kehittää toimintatapojaan hallitusti ja rakentaa järjestelmäympäristöä, joka tukee sekä operatiivista arkea että liiketoiminnan kasvua.
Hexamerin Lemonsoft-käyttöönotossa vanha ERP-ympäristö korvattiin uudella toiminnanohjauksen kokonaisuudella. Ensimmäisessä vaiheessa käyttöön otettiin laaja kokonaisuus: tuotanto, logistiikka, varasto, hankinta, myyntitilaukset, toimitukset, laskutus ja reskontrat.
Ratkaiseva työ tehtiin ennen tuotantokäyttöä
Projektin onnistumisen kannalta ratkaisevaa oli ennen tuotantokäyttöä tehty valmistelutyö. ERP Managers perehtyi Hexamerin liiketoimintaan ja arkeen paikan päällä, määritteli käyttömallin, valmisteli Lemonsoftin asetuksia ja rakensi uuden järjestelmän pohjaa asiakkaan omaa toimintaa varten.
Vanhan ERP-järjestelmän tuotetiedot eivät olleet suoraan Lemonsoftin vaatimassa muodossa. Tietoja piti tulkita, täydentää ja muotoilla uudelleen, jotta ne tukivat Hexamerin käytännön tekemistä uudessa järjestelmässä. Tämä ei ollut pelkkä tekninen tiedonsiirto, vaan vaati ymmärrystä tuotteista, yksiköistä, tuotantologiikasta ja siitä, miten tietoa käytetään arjessa.
Valmisteluun kuului myös laaja tietojen tuonti sekä ohjelman perusasetusten ja käyttömallin rakentaminen ennen varsinaista asiakaskäyttöä. Kun käyttäjäkoulutukset aloitettiin 12.–13. toukokuuta, koulutuksessa ei lähdetty tyhjältä pöydältä. Käyttäjät pääsivät harjoittelemaan Lemonsoftia omilla tiedoillaan ja omaa arkea vastaavalla toimintamallilla.
Tuotantokäyttöön nopealla aikataululla
Tuotantokäyttö käynnistyi 1. kesäkuuta, jolloin vanhasta järjestelmästä luovuttiin. Nopea aikataulu oli mahdollinen, koska käyttöönottoa ei tehty geneerisenä järjestelmäprojektina, vaan Lemonsoft oli valmisteltu Hexamerin käyttöön jo ennen tuotantokäyttöä.
Käyttöönoton tunnelma kertoi paljon työn onnistumisesta. Käyttäjillä oli intoa kokeilla uutta järjestelmää, kysymyksiä esitettiin aktiivisesti ja koulutustilanteessa oli hyvä tekemisen meininki. Kun käyttäjät tunnistavat uudessa järjestelmässä oman arkensa, käyttöönotto muuttuu pakollisesta projektista yhteiseksi siirtymäksi uuteen toimintatapaan.
ERP Managersin näkökulmasta projekti osoitti, että hyvä ERP-käyttöönotto ei ala käyttöönottopäivänä. Se alkaa siitä, että asiakkaan toiminta ymmärretään, tiedot valmistellaan, asetukset rakennetaan ja järjestelmä tehdään käyttäjille tutuksi heidän oman työnsä kautta.