Valmistavan teollisuuden ERP-järjestelmän vaihto vaikuttaa lähes koko yrityksen toimintaan. Kyse ei ole vain uuden ohjelmiston hankinnasta, vaan siitä, miten myynti, tilaukset, tuotannon suunnittelu, materiaalit, hankinta, varastot, laatu, toimitukset, laskutus ja johtamisen tieto toimivat jatkossa yhdessä.
Siksi ERP-vaihtoa ei kannata aloittaa järjestelmäesittelyistä. Ensin pitää selvittää, miten yritys toimii nyt, mitä tulevaisuudessa tavoitellaan ja mitkä vaatimukset uuden järjestelmän on aidosti täytettävä. Vasta sen jälkeen toimittajilta voidaan pyytää ratkaisuja, demoja ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.
Hyvin valmisteltu ERP-hanke etenee kolmessa päävaiheessa:
- nykytilan, tavoitetilan ja vaatimusten määrittely
- järjestelmien ja toimittajien kilpailutus sekä valinta
- käyttöönoton valmistelu ja asiakkaan puolen projektin johtaminen
Jokaisen vaiheen jälkeen kannattaa olla selkeä päätöspiste. Näin yritys voi arvioida seuraavan vaiheen sisällön, aikataulun ja budjetin ennen työn jatkamista.
Ennen ERP-vaihtoa pitää varmistaa, että vaihto on oikea ratkaisu
Kaikki ERP-ongelmat eivät johdu järjestelmästä. Syynä voivat olla myös epäselvät toimintatavat, puutteellinen käyttöönotto, heikko perustieto, osaamisvaje tai se, ettei järjestelmän kehittämisellä ole selkeää omistajaa.
Nykytilakartoituksen ensimmäinen tehtävä onkin erottaa toisistaan:
- nykyisen järjestelmän todelliset rajoitteet
- puutteet järjestelmän käytössä tai asetuksissa
- prosesseihin, vastuisiin ja tiedon laatuun liittyvät ongelmat
- tulevaisuuden tarpeet, joihin nykyinen ratkaisu ei enää taivu
Jos nykyinen ERP on teknisesti elinkelpoinen ja tukee liiketoiminnan tarpeita, sen kehittäminen voi olla vaihtoa järkevämpi ratkaisu. Jos järjestelmä ei enää tue olennaisia prosesseja, integraatioita, raportointia tai yrityksen tulevaa toimintamallia, vaihto voidaan perustella tiedolla eikä pelkällä tyytymättömyydellä.
ERP-nykytilakartoitus auttaa muodostamaan päätöksenteon pohjaksi yhteisen kuvan nykytilasta, riskeistä ja tärkeimmistä kehitystarpeista.
1. Nykytilakartoitus kertoo, mitä ERP:n pitää ratkaista
Valmistavassa teollisuudessa yksittäinen prosessi liittyy lähes aina moneen muuhun toimintoon. Myynnissä tehty ratkaisu voi vaikuttaa nimikerakenteeseen, materiaalitarpeeseen, kuormitukseen, hankintaan, tuotannon työvaiheisiin, jäljitettävyyteen, toimitukseen ja lopulta laskutukseen sekä kannattavuusraportointiin.
Tämän vuoksi nykytilaa ei pidä kuvata vain järjestelmän toimintojen tai osastojen luettelona. Kartoituksessa selvitetään, miten työ ja tieto oikeasti kulkevat tilauksesta toimitukseen ja laskutukseen.
Valmistavan yrityksen ERP-kartoituksessa tarkasteltavia kokonaisuuksia ovat tyypillisesti:
- johdon raportointi ja ennakointi
- myynti, tarjouslaskenta ja tilausten käsittely
- tuotannon suunnittelu, kuormitus ja kapasiteetti
- työmääräimet, työvaiheet ja tuotannon raportointi
- materiaalit, varastot ja saatavuus
- hankinta ja alihankinta
- laatu, dokumentointi ja jäljitettävyys
- toimitukset ja laskutus
- taloushallinto ja muu raportointi
- asiakkaat, toimittajat, nimikkeet, rakenteet, työvaiheet ja hinnastot
- integraatiot ja tiedonsiirto vanhoista järjestelmistä
- käyttöoikeudet, vastuut ja järjestelmän omistajuus
Kartoituksessa pitää tunnistaa myös järjestelmän ulkopuolella tehtävä työ. Excelit, omat muistiinpanot, sähköpostit ja manuaaliset välivaiheet kertovat usein kohdista, joissa nykyinen prosessi tai järjestelmä ei palvele käyttäjää.
Jos yrityksellä on useita tuotantoyksiköitä, niiden toimintaa ei pidä väkisin yhdenmukaistaa ennen kuin erot on ymmärretty. Ensin selvitetään yhteiset prosessit ja tiedot sekä ne yksikkökohtaiset erot, joille on liiketoiminnallinen peruste. Uuden ERP:n pitäisi tukea yhteistä johtamista, mutta sen ei pidä hävittää toimivia käytäntöjä vain yhdenmukaisuuden vuoksi.
2. Tavoitetila muuttaa ongelmat päätettäviksi tavoitteiksi
Nykytilan kuvaaminen ei vielä riitä. Yrityksen pitää päättää, mitä ERP-uudistuksella tavoitellaan.
Tavoitteita voivat olla esimerkiksi:
- parempi näkyvyys tilauskantaan ja tuotannon kuormitukseen
- luotettavampi materiaalien saatavuuden ja varaston hallinta
- työvaiheiden toteuman ja projektien kannattavuuden seuranta
- tiedon syöttäminen vain kerran ja sen hyödyntäminen koko prosessissa
- yhteiset toimintamallit useassa tuotantoyksikössä
- parempi jäljitettävyys ja laadunhallinta
- manuaalisen raportoinnin ja Excel-riippuvuuden vähentäminen
- johdon ajantasainen näkymä toimitusvarmuuteen, kustannuksiin ja kannattavuuteen
Tavoitteiden pitäisi olla mitattavia tai muuten todennettavia. Esimerkiksi vaatimus “raportoinnin pitää parantua” on liian väljä. Parempi tavoite kertoo, mitä tietoa johto tarvitsee, kuinka ajantasaisena se tarvitaan ja mihin päätöksiin sitä käytetään.
Tavoitetila auttaa myös rajaamaan hanketta. Kaikkea ei tarvitse ratkaista ensimmäisessä käyttöönotossa, mutta yrityksen pitää tietää, mitkä asiat kuuluvat ensimmäiseen vaiheeseen ja mitkä voidaan toteuttaa myöhemmin.
3. Vaatimusmäärittely tekee toimittajien vastauksista vertailukelpoisia
Nykytilan ja tavoitetilan perusteella muodostetaan ERP:n vaatimusmäärittely. Hyvä vaatimusmäärittely ei ole pitkä lista irrallisia ominaisuuksia, vaan kuvaus siitä, mitä liiketoiminnan pitää pystyä tekemään ja millä ehdoilla.
Vaatimukset kannattaa luokitella vähintään kolmeen ryhmään:
- pakolliset: ilman näitä järjestelmä ei sovellu yrityksen toimintaan
- tärkeät: näillä on selvä vaikutus tehokkuuteen, tiedon laatuun tai johtamiseen
- toivottavat: hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka eivät ratkaise järjestelmävalintaa yksin
Priorisointi estää tilanteen, jossa kaikki vaatimukset näyttävät paperilla yhtä tärkeiltä. Samalla se auttaa arvioimaan, täyttyykö vaatimus järjestelmän vakio-ominaisuudella, asetuksilla, integraatiolla, lisäosalla vai asiakaskohtaisella toteutuksella. Näiden vaihtoehtojen kustannukset, ylläpidettävyys ja riskit ovat erilaisia.
Prosessikuvat antavat vaatimuksille käytännön merkityksen
Vaatimusmäärittelyn rinnalle kannattaa tehdä tärkeimmistä toimintoketjuista prosessikuvat. Niiden ei tarvitse olla raskaita tai teknisiä. Olennaista on kuvata:
- mistä prosessi käynnistyy
- mitkä ovat keskeiset työvaiheet ja päätöspisteet
- kuka vastaa mistäkin vaiheesta
- mitä tietoa vaiheessa syntyy tai tarvitaan
- mihin seuraavaan vaiheeseen tieto siirtyy
- missä nykyiset ongelmat tai poikkeukset syntyvät
Prosessikuva auttaa toimittajaa ymmärtämään yrityksen toimintaa paremmin kuin pelkkä vaatimus “järjestelmän tulee tukea tuotannonohjausta”. Samalla yritys itse joutuu sopimaan, millaista toimintamallia uuden ERP:n halutaan tukevan.
4. Toimittajademon pitää perustua yrityksen omiin käyttötapauksiin
Yleinen ERP-demo näyttää yleensä järjestelmän vahvimmat ominaisuudet ja toimittajan parhaiten harjoitteleman esityksen. Se ei vielä kerro, miten ratkaisu tukee juuri kyseisen valmistavan yrityksen arkea.
Siksi kaikille jatkoon valituille toimittajille kannattaa antaa samat, yrityksen omiin prosesseihin perustuvat demotehtävät. Demossa voidaan pyytää näyttämään esimerkiksi, miten:
- asiakkaan tarjous muutetaan tilaukseksi
- tilaus muodostaa materiaali- ja kapasiteettitarpeet
- hankinta, oma valmistus ja alihankinta liittyvät samaan toimitukseen
- työvaiheet raportoidaan tuotannossa
- materiaalien, työn ja alihankinnan kustannukset kertyvät
- laatu- ja jäljitettävyystiedot liitetään tuotteeseen tai toimitukseen
- toimitus, laskutus ja kannattavuuden seuranta tehdään
- johto näkee poikkeamat, kuormituksen ja ennusteen
Kun jokainen toimittaja näyttää samat käyttötapaukset, demot ovat aidosti vertailtavia. Samalla nähdään, kuinka paljon toimittaja pystyy toteuttamaan järjestelmän vakioratkaisulla ja missä tarvitaan muutoksia, lisäosia tai integraatioita.
Demo kannattaa arvioida ennalta sovituilla kriteereillä. Arvioinnissa huomioidaan toiminnallisen soveltuvuuden lisäksi esimerkiksi käytettävyys, tiedon läpinäkyvyys, poikkeustilanteiden hallinta, tekniset riippuvuudet, toteutustapa ja toimittajan ymmärrys yrityksen prosesseista.
5. ERP-tarjoukset pitää yhdenmukaistaa ennen vertailua
ERP-tarjousten loppusummia ei voi verrata suoraan, jos niiden sisältö ja rajaukset poikkeavat toisistaan. Yhdessä tarjouksessa voi olla mukana tiedonsiirto ja koulutus, kun toisessa ne on jätetty avoimeksi lisätyöksi. Myös käyttäjämäärät, käyttöympäristö, integraatiot ja jatkuvat palvelut voidaan hinnoitella eri tavoin.
Tarjouksista pitää muodostaa yhteinen vertailu, jossa kustannukset jaetaan samoihin kokonaisuuksiin:
- ohjelmistolisenssit ja käyttäjät
- käyttöönottotyö ja projektinjohto
- määrittely ja konfigurointi
- integraatiot
- datan valmistelu ja tiedonsiirto
- testaus ja koulutus
- mahdolliset lisäosat ja asiakaskohtaiset toteutukset
- ylläpito, tuki ja muut jatkuvat kustannukset
- myöhempien vaiheiden arvioidut kustannukset
Vertailussa pitää tuoda näkyviin myös oletukset, rajaukset, varaumat ja avoimet asiat. Halvin tarjous ei ole halvin, jos keskeiset työt puuttuvat hinnasta tai ratkaisu edellyttää paljon myöhempää räätälöintiä.
Kokonaiskustannuksen lisäksi arvioidaan järjestelmän soveltuvuus, toimittajan toimitusmalli, käytettävissä olevat resurssit, referenssit, tekniset riippuvuudet ja tunnistetut toteutusriskit. Päätösmuistio kokoaa nämä samaan näkymään ja auttaa johtoa tekemään perustellun järjestelmä- ja toimittajavalinnan.
6. ERP-valinta on vasta käyttöönoton lähtöpiste
Kun järjestelmä ja toimittaja on valittu, suuri osa asiakkaan työstä on vasta alkamassa. Ohjelmistotoimittaja vastaa oman järjestelmänsä toimituksesta, mutta valmistavan yrityksen pitää itse tehdä suuri määrä päätöksiä ja valmistelutehtäviä.
Asiakkaan vastuulle jäävät tyypillisesti:
- projektin tavoitteet, rajaus ja päätöksenteko
- prosessien ja toimintatapojen vahvistaminen
- nimikkeiden, rakenteiden, asiakkaiden, toimittajien ja muun päädatan valmistelu
- integraatioiden toimintaperiaatteiden määrittely
- tiedonsiirtojen tarkistaminen
- testitapausten tekeminen ja hyväksymistestaus
- avainkäyttäjien ja muun henkilöstön osallistuminen
- koulutusten valmistelu ja käytännön ohjeistus
- käyttöönottovalmiuden arviointi
- tuotantokäytön jälkeisten havaintojen käsittely
Tämä työ tehdään normaalin liiketoiminnan rinnalla. Juuri siksi ERP-käyttöönotossa tekeminen, päätökset ja riippuvuudet alkavat helposti kasaantua. Jos asiakkaan puolen kokonaisuutta ei johdeta, toimittajan projekti voi edetä teknisesti samalla kun yrityksen omat prosessit, tiedot ja käyttäjät jäävät jälkeen.
ERP-käyttöönoton tuki auttaa pitämään asiakkaan tehtävät, päätökset, testauksen, koulutukset ja käyttöönottovalmiuden hallinnassa. Tarvittaessa ERP-projektipäällikkö ylläpitää yhteistä tilannekuvaa aikataulusta, avoimista asioista, riskeistä ja vastuista.
Kokenut ja riippumaton kumppani tukee yritystä koko ERP-hankkeen ajan
Valmistavan teollisuuden ERP-hanke vaatii samanaikaisesti liiketoiminnan, tuotannon, tiedonhallinnan, järjestelmien ja projektin johtamisen ymmärrystä. Yrityksen omat avainhenkilöt tuntevat toiminnan parhaiten, mutta heillä ei välttämättä ole kokemusta järjestelmien kilpailutuksesta tai aikaa johtaa käyttöönoton kaikkia tehtäviä muun työn ohessa.
Riippumaton kumppani voi auttaa:
- tekemään liiketoiminnan tarpeista selkeitä ja priorisoituja vaatimuksia
- haastamaan toimittajien vastauksia ja tunnistamaan avoimia kohtia
- ohjaamaan demot yrityksen omiin prosesseihin
- tekemään tarjouksista ja kokonaiskustannuksista vertailukelpoisia
- valmistelemaan johdolle perustellun päätösesityksen
- sopimaan asiakkaan, toimittajan ja muiden osapuolten vastuut
- pitämään käyttöönoton tehtävät, päätökset ja riskit näkyvissä
Kumppani ei tee järjestelmävalintaa yrityksen puolesta. Liiketoiminnallinen omistajuus ja lopullinen päätös kuuluvat yritykselle. Kumppanin tehtävä on parantaa päätöksenteon laatua ja varmistaa, ettei järjestelmävalinta perustu vain toimittajan esitykseen.
ERP Managers toimii yrityksen puolella riippumattomana asiantuntijana. Emme myy ERP-ohjelmistoja. Autamme valmistavia pk-yrityksiä nykytilan selvittämisessä, vaatimusten määrittelyssä, kilpailutuksessa, toimittajavalinnassa ja käyttöönoton johtamisessa.
Yhteenveto: onnistunut ERP-vaihto alkaa ennen ensimmäistä demoa
Valmistavan teollisuuden ERP-vaihdossa tärkein työ tehdään ennen järjestelmävalintaa. Kun nykytila, tavoitetila, prosessit ja vaatimukset on kuvattu riittävän tarkasti, toimittajat pystyvät tarjoamaan oikeaan tarpeeseen ja näyttämään demoissa, miten ratkaisu toimii yrityksen omassa arjessa.
Hallitun ERP-hankkeen periaatteet ovat selkeät:
- varmista ensin, että järjestelmän vaihto on perusteltu
- kartoita nykyiset prosessit, tiedot, ongelmat ja tulevat tarpeet
- määritä tavoitetila ja priorisoidut vaatimukset
- kuvaa tärkeimmät prosessit toimittajia varten
- ohjaa demot yrityksen omilla käyttötapauksilla
- yhdenmukaista tarjoukset ja vertaa kokonaiskustannuksia
- tee järjestelmä- ja toimittajavalinta dokumentoiduin perustein
- johda asiakkaan omat tehtävät käyttöönotossa yhtä tarkasti kuin toimittajan toimitusta
Kun nämä vaiheet tehdään järjestyksessä, ERP-valinta perustuu yrityksen prosesseihin, tavoitteisiin ja kokonaiskustannukseen – ei siihen, mikä järjestelmä näyttää yleisesittelyssä vakuuttavimmalta.
Suunnitteletteko ERP-järjestelmän vaihtoa valmistavassa yrityksessä?
Autamme selvittämään nykytilan, muodostamaan kilpailutuskelpoiset vaatimukset ja viemään järjestelmävalinnan sekä käyttöönoton hallitusti eteenpäin.
Keskustellaan ERP-hankkeestanne
Usein kysyttyä valmistavan teollisuuden ERP-vaihdosta
Mistä valmistavan teollisuuden ERP-vaihto kannattaa aloittaa?
ERP-vaihto kannattaa aloittaa nykytilakartoituksesta. Siinä selvitetään nykyiset prosessit, järjestelmät, tiedot, manuaaliset työvaiheet, ongelmat ja tulevat tarpeet. Samalla varmistetaan, onko järjestelmän vaihto todella tarpeen vai voidaanko tavoitteet saavuttaa nykyistä ERP:iä kehittämällä.
Mitä valmistavan teollisuuden ERP-vaatimusmäärittely sisältää?
Vaatimusmäärittely sisältää yrityksen liiketoiminta- ja prosessivaatimukset, raportoinnin ja tiedonhallinnan tarpeet, päädatan, integraatiot, tiedonsiirrot, käyttöoikeudet sekä käyttöönottoon liittyvät vaatimukset. Vaatimukset kannattaa luokitella pakollisiin, tärkeisiin ja toivottaviin.
Miten ERP-toimittajien demoja kannattaa vertailla?
Kaikille toimittajille annetaan samat yrityksen omiin prosesseihin perustuvat demotehtävät ja yhteiset arviointikriteerit. Näin nähdään, miten ratkaisu tukee todellista tilaus-toimitusketjua eikä vain toimittajan valitsemaa yleisesittelyä.
Miksi ERP-tarjousten hinnat pitää yhdenmukaistaa?
Tarjousten sisältö ja rajaukset poikkeavat usein toisistaan. Vertailussa lisenssit, käyttöönotto, integraatiot, datamigraatio, koulutus, ylläpito ja muut jatkuvat kustannukset kootaan samaan malliin. Vasta silloin ratkaisuista voidaan vertailla kokonaiskustannuksia.
Mikä on yrityksen oma vastuu ERP-käyttöönotossa?
Yritys vastaa liiketoiminnallisista päätöksistä, prosesseista, perustiedoista, avainhenkilöiden osallistumisesta, testauksesta, käyttäjien valmiudesta ja lopullisesta hyväksynnästä. Ohjelmistotoimittaja vastaa teknisestä toimituksesta oman sopimuksensa mukaisesti.