Moni yritys pohtii ERP-vaihtoa, koska arki järjestelmän kanssa tuntuu raskaalta. Tieto ei ole ajantasaista, käyttäjät kiertävät järjestelmää ja johto kokee, ettei ERP tue päätöksentekoa. Usein ratkaisu ei kuitenkaan ole uusi järjestelmä – vaan se, miten nykyistä käytetään.
Hyvä uutinen on tämä: useimmista nykyaikaisista ERP-järjestelmistä saa merkittävästi enemmän irti ilman kallista ja riskialtista vaihtoprojektia. Kyse on harvoin teknologiasta, useammin toimintatavoista.
Miksi ERP jää niin usein vajaakäytölle?
Yleisimmät syyt ovat yllättävän arkisia:
- ERP on otettu käyttöön kiireessä
- koulutus on jäänyt pintapuoliseksi
- prosesseja ei ole koskaan oikeasti mallinnettu järjestelmän ympärille
- järjestelmän kehittämiselle ei ole omistajaa
Kun arki vie huomion, ERP jää siihen tilaan, missä se oli käyttöönoton jälkeen – ja ajan myötä kuilu tarpeiden ja käytön välillä kasvaa.
Tee tämä ennen kuin harkitset ERP-vaihtoa
Ennen kuin yksikään uusi ERP-demo avataan, kannattaa pysähtyä näiden kysymysten äärelle:
- Mitä meidän ERP:ltä oikeasti odotetaan?
- Mitkä ongelmat liittyvät järjestelmään ja mitkä toimintatapoihin?
- Hyödynnämmekö nykyiset ominaisuudet vai vain murto-osan niistä?
Usein jo tämä keskustelu paljastaa, ettei ongelma ole järjestelmässä vaan sen käytössä.
Aiheesta lisää: ERP-vaihto – milloin se on oikeasti tarpeen ja milloin turhaa?
5 konkreettista keinoa kehittää nykyistä ERP:tä
1. Kirkasta prosessit ennen järjestelmää
ERP tukee prosesseja – se ei korvaa niitä. Jos toimintamallit ovat epäselviä, ERP tuntuu väistämättä huonolta.
2. Panosta käyttäjäkohtaiseen koulutukseen
Kaikki eivät tarvitse kaikkea. Kohdennettu koulutus nostaa käyttöönoton tasoa yllättävän nopeasti.
3. Nimeä ERP:lle omistaja
Järjestelmä ilman vastuuhenkilöä ei kehity. Omistaja huolehtii, että ERP elää liiketoiminnan mukana.
4. Hyödynnä raportointi ja reaaliaikainen tieto
Monessa ERP:ssä raportointi on olemassa – sitä ei vain käytetä. Päätöksenteon arvo syntyy näkyvyydestä.
5. Käytä ulkopuolista sparrausta oikein
Ulkopuolinen asiantuntija auttaa usein näkemään nopeasti, mitä nykyisestä järjestelmästä kannattaa ottaa seuraavaksi käyttöön – ilman massiivista projektia.
Milloin ERP-vaihto nousee silti pöydälle?
Jos järjestelmä ei enää taivu liiketoimintaan, integraatiot ovat mahdottomia tai toimittajatuki on loppunut, vaihto voi olla ainoa järkevä vaihtoehto.
Katso tunnusmerkit täältä: Milloin ERP-vaihto on ainoa vaihtoehto? – 7 merkkiä, joita ei kannata ohittaa
Yhteenveto
ERP-vaihto ei ole kehittämisen lähtöpiste. Usein paras tulos syntyy, kun nykyinen järjestelmä otetaan vihdoin oikeasti käyttöön. Pienillä, mutta systemaattisilla muutoksilla ERP voi muuttua pakollisesta pahasta aidoksi liiketoiminnan tukipilariksi.