ERP on käytössä – mutta ohjaako se enää yrityksen toimintaa?
Monessa konepajassa toiminnanohjaus on lähtenyt liikkeelle hyvin käytännöllisistä välineistä.
Työtunnit on kirjattu ruutupaperille, työmääräykset ovat kulkeneet tulosteina tuotantoon ja materiaalien riittävyyttä on seurattu kokemuksen varassa. Tuotannon tilanteen on saanut selville kävelemällä hallin läpi ja kysymällä, missä vaiheessa työt ovat.
Ensimmäisen ERP-järjestelmän käyttöönotto on ollut suuri muutos. Tilaukset, materiaalit, työtunnit, ostot, toimitukset ja laskutus on saatu samaan järjestelmään. Yritys on ottanut valtavan askeleen eteenpäin.
Kasvu ei kuitenkaan pysähdy ERP:n käyttöönottoon. Liikevaihto kasvaa, henkilöstöä tulee lisää ja tuotannon kokonaisuus muuttuu monimutkaisemmaksi. Samalla järjestelmän ympärille rakennetut toimintatavat voivat jäädä ennalleen.
ERP, joka auttoi yritystä ensimmäisessä kasvuvaiheessa, ei välttämättä sellaisenaan kanna seuraavaan.
Muutos tapahtuu yleensä vähitellen. Yksi raportti siirtyy Exceliin, yksi tuotannon seuranta tehdään järjestelmän ulkopuolella ja yksi poikkeus ratkaistaan uudella käsityövaiheella. Vuosien aikana ERP:n ja yrityksen todellisen toimintatavan väliin voi syntyä yllättävän suuri ero. Järjestelmä on edelleen käytössä, mutta yhä suurempi osa toiminnanohjauksesta tapahtuu sen ulkopuolella.
Kasvu muuttaa tapaa, jolla yritystä johdetaan
Pienessä yrityksessä tieto liikkuu usein ihmisten mukana. Toimitusjohtaja tuntee tärkeimmät asiakkaat ja tilaukset, työnjohto tietää kiireelliset työt ja ostaja muistaa, mitä materiaaleja tarvitaan.
Kun yritys kasvaa, kokonaisuutta ei voida enää johtaa pelkästään kokemuksen, muistin ja keskustelujen avulla. Tilauksia on enemmän, toimitusketjut ovat pidempiä eivätkä samat henkilöt ehdi olla mukana kaikessa.
Johdon pitäisi pystyä näkemään nykyhetken lisäksi myös eteenpäin: miten tarjouskanta muuttuu tilauskannaksi ja miten tilauskanta näkyy tulevien kuukausien kapasiteetissa, toimituksissa, laskutuksessa ja kassavirrassa.
Tähän tarvitaan yhteinen ja riittävän luotettava tilannekuva.
Milloin ihmisten muistista tulee kasvun riski?
Kokeneet avainhenkilöt ovat valmistavassa yrityksessä korvaamattomia. Riski syntyy, jos päivittäinen toiminta riippuu siitä, että tietyt ihmiset ovat paikalla ja muistavat, miten asiat todellisuudessa hoidetaan.
Tuotannon tilanne voi selvitä vain työnjohdolta. Toimitusaikaa ei uskalleta luvata ennen kuin se on tarkistettu muutamalta henkilöltä. Varastosaldo näyttää yhtä, mutta hallissa tiedetään tilanteen olevan toinen.
Nämä käytännöt ovat usein syntyneet hyvästä syystä: työ on pitänyt saada tehdyksi. Kasvun myötä on kuitenkin kysyttävä, toimiiko sama tapa edelleen, jos tilausmäärä kasvaa, avainhenkilö vaihtuu tai tuotantoon tulee uusi vuoro, toimipiste tai tuoteryhmä.
Kuka ehtii kehittää ERP:tä arjen keskellä?
Harvalla pienellä tai keskisuurella yrityksellä on henkilöä, jonka päätehtävänä olisi ERP:n kehittäminen. Vastuu on usein samoilla ihmisillä, jotka johtavat tuotantoa, hoitavat hankintaa, vastaavat taloudesta tai pitävät muuten päivittäisen toiminnan käynnissä.
Järjestelmään liittyviä selvityksiä ja kehitystarpeita viedään silloin eteenpäin oman työn ohessa. Kiireellisimmät ongelmat ratkaistaan, mutta pitkäjänteinen kehittäminen siirtyy helposti ajankohtaan, jota ei koskaan tule.
Yrityksessä voidaan hyvin tietää, mitä pitäisi kehittää. Ongelma ei yleensä ole ideoiden puute, vaan se, ettei kenelläkään ole aikaa tai selkeää vastuuta viedä kokonaisuutta järjestelmällisesti eteenpäin.
Yksittäisiä ongelmia korjataan, mutta kukaan ei välttämättä vastaa siitä, että ERP, toimintamallit ja johtamisen tarpeet kehittyvät yhdessä liiketoiminnan kanssa.
ERP voi olla käytössä, vaikka toiminnanohjaus ei vielä toimi
Yrityksellä voi olla ERP, johon kirjataan paljon tietoa, vaikka päivittäinen toiminnanohjaus tapahtuisi pääosin muualla.
ERP:stä löytyvät tilaukset, työtunnit ja laskutettavat tapahtumat. Tuotantoa saatetaan silti ohjata erillisillä taulukoilla, tulosteilla, sähköposteilla ja keskusteluilla. Raportteja kootaan käsin, koska tieto on jakautunut useaan paikkaan tai siihen ei täysin luoteta.
Tällöin ERP toimii ennen kaikkea kirjauspaikkana. Sinne tallennetaan se, mitä on jo tapahtunut, mutta se ei auta riittävästi ohjaamaan seuraavia päätöksiä.
Toimivan kokonaisuuden pitäisi auttaa vastaamaan esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä tuotannossa pitäisi tehdä seuraavaksi?
- Riittävätkö materiaalit suunniteltuihin töihin?
- Missä vaiheessa asiakastilaus on?
- Pystymmekö pitämään luvatun toimitusajan?
- Mihin kapasiteetti on tulevina viikkoina sitoutumassa?
- Mitkä työt ja asiakkaat ovat kannattavia?
- Mihin johdon pitäisi reagoida nyt?
Jos vastaukset löytyvät vain kyselemällä tai yhdistelemällä taulukoita, yrityksessä on paljon tietoa mutta ei välttämättä yhteistä tilannekuvaa.
Excel ei ole ongelma – tiedon hajautuminen on
Excel on hyödyllinen työväline, eikä tavoitteena tarvitse olla kaikkien taulukoiden poistaminen.
Ongelma syntyy, kun kukaan ei enää varmasti tiedä, mikä järjestelmä tai tiedosto sisältää oikean ja ajantasaisen tiedon. Jos samoja asioita ylläpidetään rinnakkain ERP:ssä ja erillisissä tiedostoissa, tiedot alkavat vähitellen erota toisistaan.
Silloin myös raportointi vaatii jatkuvaa käsityötä. Johto saa kyllä luvut, mutta usein vasta jälkikäteen.
ERP:n pitäisi auttaa näkemään tapahtumien lisäksi se, mitä on tulossa ja mihin yritys on menossa.
ERP:n ja yrityksen toimintamallin pitää tukea toisiaan
Kahdella samankokoisella konepajalla voi olla hyvin erilainen tuotanto. Toinen valmistaa pitkiä sarjoja, toinen asiakaskohtaisia tuotteita tai projekteja. Toisessa toimituskyvyn ratkaisevat materiaalit, toisessa tuotannon työvaiheet, alihankinta tai osaavan henkilöstön kuormitus.
Tarkoitus ei ole ottaa käyttöön mahdollisimman paljon ERP-ominaisuuksia eikä siirtää vanhoja toimintatapoja sellaisinaan järjestelmään. Nykyisessä toimintatavassa voi olla juuri niitä ongelmia, joita halutaan ratkaista.
Ensin pitää tunnistaa, miten yrityksen kannattaa toimia. Sen jälkeen ERP rakennetaan tukemaan tätä toimintamallia.
Yrityksessä pitäisi olla yhteinen näkemys esimerkiksi siitä:
- miten tilaus etenee myynnistä tuotantoon
- miten työt suunnitellaan ja vapautetaan tehtäväksi
- milloin materiaalitarpeet syntyvät
- miten tuotannon etenemisestä raportoidaan
- miten poikkeamat käsitellään
- mitä tietoa eri roolit tarvitsevat
- kuka vastaa tiedon oikeellisuudesta.
ERP ei yksin ratkaise toimintamallia, mutta se tekee sovitun tavan toimia näkyväksi ja toistettavaksi.
Kestävätkö nykyinen ERP ja toimintamalli kasvua? Viisi kysymystä johdolle
ERP:n ja toimintamallin kasvukestävyyttä voi arvioida viidellä käytännön kysymyksellä.
1. Mistä saamme tiedon siitä, missä yrityksessä mennään juuri nyt?
Syntyykö yhteinen tilannekuva ERP:stä vai kootaanko se taulukoista, palavereista ja henkilökohtaisista havainnoista?
2. Pystymmekö katsomaan riittävän pitkälle eteenpäin?
Näemmekö, miten tarjous- ja tilauskanta muuttuvat kuormitukseksi, materiaalitarpeiksi, toimituksiksi, laskutukseksi ja kassavirraksi? Vai selviävätkö ongelmat vasta, kun työn pitäisi jo olla käynnissä?
3. Kuinka paljon toimintamme riippuu yksittäisistä ihmisistä?
Mitä tapahtuisi, jos kokenut työnjohtaja, ostaja tai muu avainhenkilö olisi kuukauden poissa? Löytyisikö tarvittava tieto ja pystyisivätkö muut jatkamaan sovitulla tavalla?
4. Kestääkö tiedon kulku suuremman työmäärän?
Toimiiko tiedonkulku, jos tilausten, työvaiheiden ja käyttäjien määrä kasvaa? Vai lisääntyvätkö samalla käsin tehtävä työ ja samojen tietojen kirjaukset?
5. Saammeko järjestelmästä tietoa päätöksiin vai ainoastaan tapahtumien kirjaamiseen?
Auttaako ERP johtoa ja operatiivista toimintaa ennakoimaan ja tekemään parempia päätöksiä?
Jos kysymyksiin on vaikea vastata, se ei tarkoita, että yrityksessä olisi tehty jotain väärin. Usein yritys on vain kasvanut nopeammin kuin sen toiminnanohjauksen käytännöt.
Kasvu tarvitsee yhteisen toimintamallin
Yrityksen ERP on voinut aikanaan korvata ruutupaperit, selkeyttää laskutusta ja tuoda tilaukset, työtunnit ja materiaalit samaan paikkaan. Kasvun jatkuessa myös toiminnanohjauksen pitää kehittyä.
ERP:n ei tarvitse ratkaista kaikkea, eikä jokaisen toiminnon tarvitse tapahtua yhdessä järjestelmässä. Kokonaisuuden pitää kuitenkin olla hallittu. Yrityksessä pitäisi tietää, miten tieto liikkuu, mistä oikea tieto löytyy ja miten sitä käytetään johtamiseen.
Olennaisin kysymys ei lopulta ole se, onko ERP käytössä, vaan:
Kantaako nykyinen toimintamalli yrityksen seuraavaan kasvuvaiheeseen?
Jos tähän ei ole helppo vastata, lähtökohtana ei välttämättä tarvitse olla ERP-järjestelmän vaihtaminen. Ensimmäinen askel voi olla nykytilan arviointi: miten toimintaa johdetaan, miten ERP:tä käytetään ja missä tieto, vastuut tai prosessit katkeavat.
ERP Managers auttaa valmistavia yrityksiä arvioimaan ERP:n ja toimintamallien nykytilaa sekä rakentamaan kehityspolun liiketoiminnan tarpeista lähtien.