Muistilista: onko yrityksesi ERP myyntikunnossa?

1) Saammeko olennaiset tiedot ulos ERP:stä ilman raskasta käsityötä?

Tarkista ainakin nämä:

• saatteko myynnin ulos helposti
• saatteko asiakasjakauman näkyviin
• saatteko tilauskannan näkyviin
• saatteko varastotiedot ulos
• saatteko kannattavuuden kannalta olennaisia tietoja ulos
• pystyttekö tuottamaan samat raportit uudelleen ilman pitkää manuaalista työtä

Jos raportit syntyvät lähinnä Excel-yhdistelyllä, tämä kannattaa merkitä vähintään “osittain kunnossa”.

2) Onko master data riittävän siistiä ja johdonmukaista?

Käy läpi esimerkiksi:

• asiakastietojen laatu
• tuotetietojen laatu
• nimikkeiden loogisuus
• luokitusten ja koodistojen johdonmukaisuus
• duplikaatit ja vanhentunut tieto

Jos sama asia löytyy usealla tavalla tai tiedon laatu vaihtelee paljon, ostaja voi alkaa epäillä myös raportoinnin luotettavuutta.

3) Onko liiketoiminnan kannalta kriittinen tieto oikeasti ERP:ssä?

Pohdi:

• kuinka paljon olennaista tietoa on ERP:ssä
• kuinka paljon sitä on Excelissä, muistilapuilla tai yksittäisten henkilöiden päässä
• näkyvätkö tärkeimmät tapahtumat järjestelmässä
• voiko uusi henkilö ymmärtää tiedon ilman pitkää suullista selitystä

Mitä enemmän tieto on järjestelmän ulkopuolella, sitä henkilösidonnaisemmalta yritys näyttää.

4) Näkyykö tilauskanta ja toimitustilanne luotettavasti?

Tarkista:

• näkyvätkö avoimet tilaukset selkeästi
• tiedetäänkö, mitä on toimittamatta
• pystyykö johto tai ostaja ymmärtämään nykytilanteen nopeasti
• onko järjestelmässä selkeä kuva tulevasta tekemisestä

Jos tilauskantaa pitää “selittää käsin”, kyse ei ole vielä hyvästä myyntikunnosta.

5) Pitävätkö varastotiedot riittävästi paikkaansa?

Jos liiketoimintaan liittyy varasto tai fyysisiä tuotteita, arvioi:

• luotatteko varastosaldoihin
• ovatko nimikkeet johdonmukaisia
• pystyttekö näyttämään varaston rakenteen ymmärrettävästi
• tiedättekö, missä kohtaa syntyy eniten virheitä

Varastotiedon epäluotettavuus on yksi niistä asioista, jotka ostaja huomaa nopeasti.

6) Saadaanko asiakkaista, tuotteista ja kannattavuudesta ymmärrettävä kuva?

Pohdi:

• pystyttekö näyttämään tärkeimmät asiakkaat
• pystyttekö näyttämään tuoteryhmä- tai nimiketason myyntiä
• näkyykö kannattavuuden logiikka riittävän selkeästi
• onko johdolla sama kuva kuin mitä järjestelmä kertoo

Jos vastaus riippuu liikaa yhdestä henkilöstä, kannattaa merkitä tämä vähintään “osittain kunnossa”.

7) Onko raportointi riittävän johdonmukaista?

Kysy itseltänne:

• täsmäävätkö eri raportit toistensa kanssa
• saadaanko samasta asiasta aina sama luku
• onko raporttien logiikka ymmärretty
• tiedetäänkö, mistä luvut tulevat

Jos samasta asiasta tulee eri raporteilla eri totuus, ostajan luottamus heikkenee nopeasti.

8) Onko tiedon omistajuus selkeä?

Tarkista:

• kuka vastaa asiakasdatasta
• kuka vastaa tuotetiedoista
• kuka vastaa raportoinnista
• kuka tietää, miten tietoa saadaan ulos
• mitä tapahtuu, jos yksi avainhenkilö ei ole paikalla

Jos roolit ovat epäselvät, ostaja näkee tässä henkilöriskin.

9) Pystyttekö kokoamaan ostajalle olennaisen aineiston nopeasti?

Pohdi:

• kuinka nopeasti saatte kasaan pyydetyt raportit
• tiedättekö jo valmiiksi, mitä ostaja todennäköisesti haluaa nähdä
• onko aineisto jäsennelty vai kerätäänkö kaikki kiireessä
• pystyttekö erottamaan ERP:stä saatavan tiedon ja muun aineiston toisistaan

Jos vastaus on “kyllä, mutta siihen menee paljon aikaa”, myyntikunnossa on vielä parannettavaa.

10) Näyttääkö yrityksen toiminta siirrettävältä uudelle omistajalle?

Tämä on ehkä tärkein kysymys.

Pohdi:

• voiko ostaja saada järjestelmistä riittävän kuvan yrityksen toiminnasta
• onko tieto dokumentoitua vai hiljaista tietoa
• näkyvätkö keskeiset liiketoiminnan rakenteet järjestelmissä
• näyttääkö toiminta siltä, että se on siirrettävissä ilman yhtä “välttämätöntä henkilöä”

Jos liiketoiminta näyttää vahvasti henkilösidonnaiselta, se lisää ostajan kokemaa riskiä.