ERP-järjestelmän kehittäminen pk-yrityksissä – miten saat nykyisestä ERP:stä enemmän irti
Moni suomalainen pk-yritys kokee, että ERP-järjestelmä ei tue arkea tai johtamista niin kuin pitäisi.
Raportit eivät ole luotettavia, Excel elää rinnalla ja järjestelmä tuntuu enemmän pakolliselta pahalta kuin
liiketoiminnan tukipilarilta.
Silti ongelma ei useimmiten ole itse ERP-järjestelmä – vaan se, miten ERP:tä käytetään, johdetaan ja kehitetään.
Tällä sivulla saat selkeän kokonaiskuvan siitä, miten pk-yritys voi saada nykyisestä ERP-järjestelmästä merkittävästi enemmän irti
ilman turhaa järjestelmän vaihtoa.
- Miksi ERP ei tuota odotettuja hyötyjä?
- Milloin ERP:n kehittäminen kannattaa ennen vaihtoa?
- 5 konkreettista tapaa kehittää ERP:n käyttöä
- Mitä mitata, jotta kehittäminen tuottaa tulosta?
- Mistä aloittaa: ERP:n nykytilakartoitus (ERP-kypsyysanalyysi)
Miksi ERP ei tuota toivottuja hyötyjä pk-yrityksissä?
Tyypilliset syyt eivät ole teknisiä. Usein ERP on otettu käyttöön kiireessä, minimikoulutuksilla ja
kehitystyö on jäänyt arjen jalkoihin. Tällöin järjestelmä toimii “teknisesti”, mutta ei tue johtamista.
- ERP on otettu käyttöön minimitasolla ja koulutuksia on ollut liian vähän
- Järjestelmää käytetään kuten vanhaa toimintamallia – prosesseja ei ole kirkastettu
- Liiketoiminnan tavoitteet eivät näy ERP:ssä mittareina tai raportteina
- Vastuu ERP:n kehittämisestä on epäselvä
- ERP:n tuottamaa tietoa ei hyödynnetä päätöksenteossa
ERP-vaihto vai kehittäminen – milloin vaihtaminen on oikeasti tarpeen?
ERP-vaihto on yksi pk-yrityksen suurimmista IT-päätöksistä. Se on kallis, hidas ja riskialtis hanke.
Siksi ennen vaihtopäätöstä kannattaa varmistaa, ettei kyse ole ensisijaisesti käytön, prosessien tai
johtamisen ongelmasta.
Usein ERP:n vaihtoa harkitaan, kun järjestelmä tuntuu kankealta, käyttäjät kiertävät sitä Excelillä ja
raportointi ei tue johtamista. Nämä eivät kuitenkaan useimmiten ratkea vaihtamalla järjestelmää, jos perusasiat ovat kesken.
- Nykyinen järjestelmä ei enää teknisesti tue liiketoiminnan tarpeita (esim. integraatiot, skaalautuvuus)
- Kehittäminen ei ole mahdollista kohtuullisilla kustannuksilla (tai toimittaja ei tue)
- Liiketoimintamalli on muuttunut merkittävästi (uudet prosessit, kanavat, toimipisteet)
Useimmissa pk-yrityksissä kehittäminen on järkevämpi ensimmäinen askel – se on nopeampi ja edullisempi tie hyötyihin.
Lisää aiheesta:
Milloin ERP-vaihto on oikeasti tarpeen?
Milloin ERP-vaihto on ainoa vaihtoehto – 7 merkkiä milloin ERP-vaihto voi olla perusteltu?
ERP vs Excel – miksi ERP jää sivurooliin?
Monessa yrityksessä ERP:n rinnalla elää Excel. Syyt eivät ole teknisiä:
- dataan ei luoteta
- yhteiset pelisäännöt puuttuvat
- raportointi ei palvele päätöksentekoa.
Kun Excelistä tulee päätöksenteon väline, ERP jää helposti tapahtumakirjanpidoksi.
Keskeinen kehityskysymys on:
Miten ERP:stä tehdään se paikka, johon luotetaan?
5 konkreettista tapaa saada enemmän irti nykyisestä ERP-järjestelmästä
1) Kytke ERP liiketoiminnan tavoitteisiin
ERP ei ole IT-järjestelmä, vaan liiketoiminnan työkalu. Kun tavoitteet eivät näy raporteissa ja mittareissa,
järjestelmä jää irralliseksi ja käyttö tuntuu “vain pakolliselta”.
2) Kirkasta prosessit ennen järjestelmän kehittämistä
ERP ei korjaa epäselviä prosesseja – se vahvistaa ne. Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen on edellytys toimivalle ERP:lle.
3) Kehitä raportointia päätöksenteon näkökulmasta
Raportit eivät ole raportteja varten, vaan päätöksiä varten. ERP-raportoinnin tulee vastata kysymyksiin,
joita johto ja esihenkilöt oikeasti kysyvät (kannattavuus, toimitusvarmuus, varasto, kapasiteetti).
4) Panosta käyttäjien ymmärrykseen, ei vain koulutuksiin
Käyttäjien on ymmärrettävä miksi tietoa syötetään, ei vain miten. Kun merkitys on selvä,
tiedon laatu nousee ja ERP:stä tulee aidosti hyödyllinen.
5) Nimeä ERP:lle selkeä omistaja
Ilman omistajuutta ERP kehittyy sattumalta. Selkeä vastuu muuttaa järjestelmän passiivisesta työkalusta
aktiiviseksi kehitysalustaksi.
Miten ERP-järjestelmän kehittämistä kannattaa mitata?
ERP:n kehittämistä ei voi johtaa ilman mittareita. Hyvä mittaristo tekee kehittämisestä konkreettista ja
auttaa osoittamaan hyödyt.
- Kuinka paljon ERP-tietoa käytetään päätöksenteossa?
- Kuinka paljon Exceliä käytetään ERP:n rinnalla?
- Kuinka nopeasti saadaan luotettavaa tietoa (kannattavuus, varasto, toimitusvarmuus, kapasiteetti)?
- Ymmärtävätkö käyttäjät, miksi tietoa syötetään ERP:iin?
- Kuka omistaa ERP:n kehittämisen ja onko kehityksellä tavoitteet?
ERP:n nykytilakartoitus – mistä kehittäminen kannattaa aloittaa?
Ennen kuin ERP:tä kehitetään tai vaihdetaan, kannattaa kirkastaa nykytila: mikä toimii, mikä rajoittaa ja
mihin kannattaa kohdistaa tekeminen seuraavaksi.
Siksi olemme rakentaneet kevyen ERP:n nykytilakartoituksen (ERP-kypsyysanalyysi), joka auttaa tunnistamaan:
- kehityksen todelliset pullonkaulat
- mihin kehittämistä kannattaa kohdistaa seuraavaksi
- milloin ERP-vaihto on oikeasti perusteltu
Tee kartoitus täällä: ERP:n nykytilakartoitus
Usein kysyttyä ERP-järjestelmän kehittämisestä (FAQ)
Miksi ERP ei palvele pk-yritystä?
Yleisin syy on se, ettei ERP:n käyttöä ole johdettu liiketoiminnan näkökulmasta: prosessit ovat epäselviä,
osaaminen vaihtelee ja dataan ei luoteta.
Kannattaako ERP vaihtaa vai kehittää nykyistä?
Useimmiten kehittäminen on järkevämpi ja kustannustehokkaampi vaihtoehto. Vaihto on perusteltu vasta,
kun järjestelmä ei teknisesti tai toiminnallisesti pysty tukemaan liiketoimintaa.
Kuinka nopeasti ERP-kehityksestä voi saada hyötyjä?
Ensimmäiset hyödyt syntyvät usein nopeasti, kun kehitys kohdistetaan oikein: raportointi, yhteiset pelisäännöt,
prosessit ja omistajuus kuntoon.
Voiko ERP-kehittämisen tehdä ilman järjestelmätoimittajaa?
Kyllä. Järjestelmäriippumaton asiantuntija auttaa usein tunnistamaan juurisyyt ja kirkastamaan kehityspolun,
jonka jälkeen myös toimittajayhteistyö tehostuu.
Yhteenveto – kehitä nykyistä ERP:tä ennen vaihtoa
ERP-järjestelmän kehittäminen ei tarkoita teknistä hienosäätöä, vaan tavoitteiden kirkastamista, prosessien kehittämistä,
päätöksenteon tukemista ja käyttäjien sitouttamista.
Useimmissa pk-yrityksissä suurin hyöty syntyy nykyistä ERP-järjestelmää kehittämällä – ei vaihtamalla.
Seuraava askel
Jos ERP ei tunnu tukevan liiketoimintaa niin kuin pitäisi, aloita nykytilasta.
Tee ERP:n nykytilakartoitus ja selvitä, mihin kehittäminen kannattaa kohdistaa seuraavaksi.