ERP-vaihto on yksi isoimmista päätöksistä, joita pk-yritys voi tehdä. Silti yllättävän usein vaihtoa harkitaan tilanteessa, jossa todellinen ongelma ei ole itse ERP-järjestelmä. ERP-toimittajan näkökulmasta olen nähnyt lukuisia yrityksiä, joissa järjestelmä leimataan toimimattomaksi, vaikka kyse on sen hyödyntämisestä – tai pikemminkin sen puutteesta.
Tässä kohtaa kannattaa pysähtyä ja kysyä: onko ERP-vaihto oikeasti ratkaisu, vai reagoidaanko oireisiin?
Yleisin syy ERP-vaihdon harkintaan: järjestelmä ei “toimi”
Monessa yrityksessä ERP-järjestelmä koetaan kankeaksi. Tiedot eivät ole siellä missä pitäisi, raportointi ontuu ja käyttäjät tekevät töitä Excelissä järjestelmän ohi. Lopputulos on tunne siitä, että ERP-järjestelmä on väärä tai vanhentunut.
Todellisuudessa taustalla on usein epäonnistunut tai keskeneräinen ERP-käyttöönotto.
ERP on saatettu ottaa käyttöön kiireessä, minimitasolla. Koulutuksia on ollut vähän, prosesseja ei ole aidosti mietitty ja käyttöönoton jälkeen fokus on siirtynyt takaisin arjen pyörittämiseen. Kehittäminen jäi. Järjestelmä jäi sille tasolle, mihin se alun perin jäi.
Silti juuri ERP saa syyt niskoilleen.
Milloin ERP-vaihto on oikeasti perusteltu?
ERP-vaihto voi olla oikea ratkaisu, jos:
- järjestelmä ei teknisesti enää tue liiketoimintaa
- keskeiset toiminnot puuttuvat kokonaan
- integraatiot eivät ole mahdollisia
- toimittaja ei enää kehitä järjestelmää
Nämä tilanteet ovat kuitenkin harvinaisempia kuin usein ajatellaan.
Useimmissa pk-yrityksissä käytössä on jo nykyaikainen ERP-järjestelmä, joka pystyisi tukemaan toimintaa huomattavasti paremmin – jos sitä hyödynnettäisiin oikein.
Milloin ERP-vaihto on turhaa – ja jopa haitallista?
ERP-vaihto on turhaa silloin, kun:
- nykyistä järjestelmää ei ole koskaan otettu kunnolla käyttöön
- käyttäjät eivät ole saaneet riittävää koulutusta
- prosesseja ei ole sovitettu järjestelmään
- ongelmia ei ole analysoitu juurisyitä myöten
Tällöin vaarana on, että uusi ERP toistaa täsmälleen samat ongelmat. Järjestelmä vaihtuu, mutta toimintamallit eivät.
ERP-vaihto on kallis, hidas ja riskialtis projekti. Siksi ennen vaihtopäätöstä kannattaisi aina kysyä: olemmeko tehneet kaikkemme nykyisen ERP-järjestelmän hyödyntämiseksi?
ERP-vaihto vai ERP:n kehittäminen?
Monesti vastaus ei ole ERP-vaihto, vaan:
- lisäkoulutus
- käyttötapojen yhtenäistäminen
- raportoinnin ja prosessien selkeyttäminen
- johdon vahvempi sitoutuminen järjestelmän käyttöön
Jo näillä keinoilla ERP-järjestelmä voi muuttua taakasta aidoksi johtamisen ja arjen tueksi.
ERP ei ole hopealuoti. Mutta harvoin se on ongelman ydin.
Meidän avulla voit säästää riskialttiin kymmenien tuhansien eurojen projektin. Tutustu meidän palveluihin.
Lue myös blogi milloin ERP:n vaihtaminen on oikeasti tehtävä.